管理规则编号:8030-01
相关政策系列编号:8030
标题:公共记录请求
目的
描述公众成员索取公共记录的程序
从林本顿社区学院毕业,以及管理公众释放的规则
记录信息.
声明
查阅和复制公共记录应当在正常营业时间内进行
在记录所在的办公室或学院指定的其他设施.
学院档案不得为公共记录而离开学院场所
信息披露. 学院可以直接监督检查或复印学院
记录,可列出由请求人或应请求人的要求检查或复制的记录;
并且可以同时为学院自己的目的复制被检查或
由请求人复制或应请求人的要求复制. 学院可能会提供一份
以记录代替原记录,保护原记录. 学院可能会提供
为了删除豁免材料而代替原始记录的编辑副本.
要求提供资料的类别
公共记录要求有两种类型:
- 非正式的请求
对公共记录的非正式请求是由请求者口头提交的请求 当事人要求记录是偶然的,容易获得或可复制的,可忽略不计 成本,并且通常可供一般公众分发. - 正式的请求
所有公共记录要求必须以书面形式提交,并将被批准或拒绝 根据俄勒冈州公共记录法. 学院应确认收到 提出请求或在收到请求后五个工作日内完成请求. 确认必须包括学院是否是请求的保管人 记录(年代).
要求提供信息的任何一方都应充分配合学院的识别工作 请求的原因. ,以确定是否请求 公共记录免于披露,有资格获得费用减免,或 如果文件符合“公共利益测试”(ORS 192).324(5))请求方 必须完全披露他们请求的预期目的吗.
每项要求必须合理地描述所寻求的记录. 这意味着a 请求必须足够具体,以允许熟悉的大学工作人员 对标的物要在合理的时间内进行定位记录.
- 请求方应支付不可退还的25美元保证金,
在向学院提交他们的公共记录申请时. 存款必须
伴随 要求公开记录 form. 提交申请表并将押金寄至:林本顿社区学院,
商务办公室,太平洋大道6500号. SW, Albany, OR 97321.
- 根据ORS 192.324(4)(c),学院应向请求方提供
书面估计,如果公开记录请求预计将超过25美元.00.
请求方收到预估后,应通知学院是否接受预估
希望学院继续公开这些记录. 后提供
请求方作为接收条件必须支付的费用的书面估计
记录,大学 五月 要求书面确认请求方希望学院继续进行
让公众可以获得记录. 学院 五月 要求请求方在学院落成前支付费用
其资源用于准备、复制和发布请求的非豁免
公共记录.
- 学院要求请求方向学院支付
超出合理费用余额25美元的押金不予退还
对公开记录的谴责. (i.e.,将提供公共记录
致请求方 只有 在向学院全额付款后,并且 之前 公布/披露有关纪录.)这些合理费用应包括,但包括
不限于(ORS 192).324 (4)(b)): actual personnel costs; reproduction costs; delivery
expenses; preparation and release of a condensed version of significant facts that
不得免除披露和律师费(如有),以便进行审查;
编辑或将公共记录分为豁免记录和非豁免记录
- Per ORS 192.329(4)(b)如果请求者未能在60天内作出回应,则学院
将关闭请求.
请求方应按以下规定的费率收费:
- 如果公共记录请求只需要少量的工作人员时间(少于30小时)
分钟),其中包括:搜索、定位、检索、复制、传送、
总结、编译、裁剪、准备和发布精简版本
否则不能豁免披露的重要事实(ORS 192).355);
除非要求复印的份数超过10份,否则复印是免费的
页面.
- 记录只需要象征性的工作时间(少于30分钟),但是
复印数超过10页的,按实际人员费用收费
time, including fringe benefits, plus: copying/delivering charges; charges for summarizing,
compiling tailoring; and preparation and release of a condensed version of significant
否则不能免于披露的事实(ORS 192).355)和律师的
审查、编辑或分离公共记录的费用,如果有的话
非豁免记录. 复印费用为0元.每件10美分
黑白页面.
- 需要超过象征性工作时间(30分钟或以上)的记录; 将向请求方提供工作人员时间的实际费用,包括 fringe benefits, plus: copying/delivery charges; charges for summarizing, compiling tailoring; and charges for the preparation and release of a condensed version of significant 否则不能免于披露的事实(ORS 192).355). 抄袭的指控 税率为0美元.每张黑白纸10美元. 人员成本 应以四分之一小时为基础计算,四舍五入 学院工作人员和/或学院律师. 律师费(如有)应受到限制 考虑到学院律师在审查公共记录上花费的时间成本, 从公共记录中编辑材料或将公共记录分离成 豁免和非豁免记录.
-
-
- 如果提供副本的决定是由
学院必须符合ORS 192中规定的公众最佳利益.324(5).
- 即使档案保管人不收取查询时间费用,学院也可以收取 定位响应请求的任何记录,或者即使定位到的记录是 随后被决定免于披露的.
- 如果提供副本的决定是由
学院必须符合ORS 192中规定的公众最佳利益.324(5).
-
学院将尽快满足公开记录的要求 没有不合理的延误. 在确认请求后的10个工作日内 或收到任何必要的费用支付,学院将完成其回应 ,或提供一份书面声明,说明他们仍在处理 请求,并注明提供答复的合理估计日期. 虽然学院应尽一切努力在此时限内对请求作出回应, 请求不得影响学院的运作,也不得干扰正常的教学 履行保管人的职责.
收养日期:2011年6月30日
DATE(S) OF REVISION(S): 05/07/15; 12/6/18; 12/01/22; 06/08/23
DATE OF LAST REVIEW: 05/07/15; 12/6/18; 12/01/22; 06/08/23